Bảng định khoản kế toán là một trong những nội dung nghiệp vụ quan trọng mà các nhân viên trong bộ phận kế toán cần đảm bảo và hoàn thiện. Theo đó, để thực hiện tốt các vấn đề liên quan, chúng ta cần nắm vững mô hình định khoản, nguyên tắc và quy trình định khoản kế toán. Đọc ngay bài viết với những thông tin cần thiết nhất, cùng với đó là các trường hợp cần biết. 

Khái niệm định khoản kế toán 

Định khoản kế toán hay còn được gọi là hạch toán kế toán. Theo đó, nhân viên của bộ phận này cần xác định và phân biệt một cách rõ ràng các đối tượng để điền đúng thông tin về số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 

Nếu thực hiện công việc này, bạn cần biết cách xác định tài khoản nào ghi Nợ và tài khoản nào ghi Có. Mức độ chính xác trong vấn đề này cần đảm bảo tuyệt đối, tránh các sai sót. Bởi lẽ, bất cứ vấn đề nào cũng có thể dẫn đến ảnh hưởng nghiêm trọng trong quá trình hoàn thành sổ sách cũng như tài sản doanh nghiệp. 

Mô hình chữ T trong định khoản tài khoản

Khi tiến hành định khoản, kế toán phải nắm rõ thông tin của các tài khoản, đồng thời biết cách sử dụng chúng. Theo quy định, kết cấu của tài khoản kế toán được thiết lập theo mô hình chữ T. 

Với kết cấu này, ta thấy việc định khoản sẽ được phân chia rõ ràng thành hai mảng: bên ghi Nợ (bên trái) và bên ghi Có (bên phải). Thông thường, nhiều người khi nghe đến hai từ này sẽ nghĩ đến việc doanh nghiệp mắc nợ hoặc có tiền. Trên thực tế, đây chỉ là quy ước, việc ghi Nợ chỉ có nghĩa là ghi số tiền thực hiện ở Bên Nợ và ghi Có chỉ có nghĩa là ghi số tiền thực hiện ở Bên Có. 

Vậy câu hỏi đặt rằng: lúc nào sẽ ghi Nợ và lúc nào ghi Có? Điều này được căn cứ vào tính chất của các tài khoản. Cụ thể:

• Với những TK có đầu 1, 2, 6, 8 được xác định mang tính chất Tài Sản. Lúc đó, sẽ tăng Bên Nợ và giảm Bên Có;
• Với những TK có đầu 3, 4, 5, 7 được xác định mang tính chất Nguồn Vốn. Lúc đó, sẽ tăng Bên Có và giảm Bên Nợ.  

Nguyên tắc và quy trình định khoản kế toán

Nguyên tắc bảng định khoản kế toán cũng được thiết lập dựa trên sơ đồ mô hình định khoản. Theo đó, người thực hiện phải đảm bảo tuân thủ đúng nguyên tắc, thực hiện đúng từng hướng dẫn. Những điểm mấu chốt cần quan tâm trong nguyên tắc này như sau:

• Căn cứ vào hình dạng mô hình chữ T, kế toán tiến hành ghi thông tin Bên Nợ trước, Bên Có sau;
• Những biến động tăng ghi một bên, những biến động giảm ghi một bên, phân tách rõ ràng tránh nhầm lẫn số liệu;
• Quy ước về cách viết: Dòng ghi Nợ phải ở vị trí so le với dòng ghi Có;
• Cả hai bên Nợ và Có đều có thể có số dư nên cũng cần được viết cụ thể, rõ ràng và chính xác. Lưu ý rằng, biến động tăng ở bên nào thì số liệu này sẽ được ghi ở bên đó;
• Tổng giá trị Bên Nợ sẽ bằng với Bên Có.

Trên thực tế, ghi nhớ nguyên tắc hoạch định thôi chưa đủ, người thực hiện còn cần phải nắm rõ các bước định khoản kế toán. Theo quy định hiện hành, có 5 bước trong vấn đề này.

• Bước 1: Trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cần phải xác định đối tượng kế toán liên quan trước khi tiến hành;
• Bước 2: Người thực hiện tiến hành xác định tài khoản của các đối tượng kế toán liên quan (đã có danh sách tại bước 1). Theo đó, tiến hành lấy số liệu tài khoản theo bảng thống kê mà doanh nghiệp đã áp dụng trong chế độ KT;
• Bước 3: Xác định tình hình của từng đối tượng, cụ thể xem rằng đối tượng có xu hướng tăng hay giảm;
• Bước 4: Lấy thông tin TK Ghi Nợ và TK Ghi Có;
• Bước 5: Nắm bắt thông tin số tiền một cách chính xác, cụ thể của từng tài khoản (đối tượng) để hoàn thành bảng định khoản kế toán. 

5 trường hợp cụ thể trong định khoản kế toán

Trong quá trình thực hiện bảng định khoản kế toán, người ta phát hiện ra những trường hợp đặc biệt. Cùng tìm hiểu thêm về điều này, thuận tiện hơn khi tiến hành công việc: 

Thuế GTGT

Hiện nay, tài khoản khấu trừ thuế GTGT là 1331, tài khoản thuế GTGT phải nộp à 3331. Khoản thuế này sẽ được người bán nộp lại vào ngân sách nhà nước. Còn người mua phải thành toán khoản thuế được khấu trừ. Một ví dụ cho vấn đề này: khi bạn mua hàng với số tiền là 500.000 đồng, cộng với thuế VAT (10%) là 50.000 thì tổng tiền bạn cần thanh toán cho người bán là 550.000 đồng. 

Tài khoản lưỡng tính

Tài khoản lưỡng tính có tính chất khác so với những dạng tài khoản khác, điển hình là về số dư. Tài khoản này có thể có cả số dư Bên Nợ nhưng đồng thời cũng có cả số dư Bên Có. Đồng thời, hình thức tài khoản này cũng có khả năng giúp các doanh nghiệp có được thông tin chính xác trong khâu thanh toán công nợ đối với cá nhân hoặc các tổ chức đối tác.

Các tài khoản này thường có đầu là: 1, 3, 4. Cụ thể như sau:

• TK 131: Phải thu từ khách hàng;
• TK 138: Phải thu từ đối tượng khác;
• TK 331: Phải trả người bán;
• TK 333: Các khoản tiền phải nộp công quỹ nhà nước;
• TK 334: Phải trả cho người lao động;
• TK 338: Phải trả cho đối tượng khác;
• TK 421: Lợi nhuận sau thuế ( lợi nhuận này chưa được phân phối);

Tài khoản điều chỉnh

Trong quá trình sử dụng tài khoản, chắc chắn không thể tránh khỏi những phát sinh hoặc những sai sót. Do đó, tài khoản điều chỉnh được hình thành, với chức năng tính toán lại các vấn đề, chỉ tiêu trong tài khoản cơ bản. Từ đó, sự trùng khớp hoặc chênh lệch về số liệu về tình hình tài sản sẽ được xác thực và cung cấp một cách cụ thể. 

Hay nói cách khác, người ta sẽ dựa vào tài khoản điều chỉnh để biết được giá trị thực của tài sản. Điều đó cho thấy, kết cấu của tài khoản này sẽ ngược với tài sản và ngược hoàn toàn với tài khoản cơ bản. 

Theo tính chất này, tài khoản điều chỉnh sẽ nằm trong nhóm Tài sản với đầu 2. Cụ thể là: TK 229 ( Dự phòng tổn thất tài sản) và TK 214 (Hao mòn tài sản cố định). Lúc này, Bên Có sẽ có số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, ngược lại, Bên Nợ sẽ giảm, trong cùng kỳ. 

Tài khoản chi phí trả trước

Chi phí trả trước của doanh nghiệp thường chưa được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh. Hoặc nếu có thì cũng chưa được tính một cách đầy đủ và hoàn chính. Đây là chi phí phát sinh trong quá trình duy trì hoạt động sản xuất. 

Mức chi phí này sẽ được chia theo hai dạng: ngắn hạn ( sử dụng dưới 1 năm) và dài hạn (sử dụng trên 1 năm). Việc hạch toán đối với tài khoản chi phí trả trước này được áp dụng với TK 242. Khi đó, Bên Nợ sẽ có số dư đầu kỳ.  

Các tài khoản giảm trừ doanh thu 

Khi giảm trừ doanh thu, doanh nghiệp sẽ phát sinh các khoản tiền điều chỉnh, cung cấp các dịch vụ khác. Có thể kể đến như: chiết khấu thương mại – tương ứng với TK 5211, giảm giá bán hàng – tương ứng với TK 5213, thu hồi lại hàng hóa – tương ứng với TK 5212. Khi đó, Bên Có sẽ có số dư, số phát sinh sẽ giảm và đồng thời, Bên Nợ sẽ tăng, trong cùng 1 kỳ. 

Kết luận

Những vấn đề tại bảng định khoản kế toán là những điều liên quan đến các loại tài khoản mà kế toán sử dụng trong quá trình hoàn thành công việc. Chính vì vậy, việc nắm rõ quy tắc, thứ tự các bước thực hiện cũng như thông tin về tài khoản vô cùng quan trọng. Hy vọng, những thông tin trên đây đã phần nào hỗ trợ bạn trong quá trình tìm hiểu về phát sinh kinh tế kế toán.

Liên hệ với Winplace để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất:

Website: www.winplace.com.vn

Fanpage: Winplace Coworking Space

Hotline: 097 631 2066 – 0938 80 90 70