7 Điều cần lưu ý khi thuê văn phòng [2024]

Thị trường văn phòng cho thuê chưa bao giờ hạ nhiệt, sự bùng nổ về nhu cầu tìm kiếm không gian làm việc chung kéo theo nguồn cung dồi dào. Cụ thể, tổng diện tích dự án cho thuê văn phòng đã lên đến 95,000 m2 tính đến tháng 7/2023, tăng khoảng 16% so với cùng kỳ năm 2022, theo Knight Frank Việt Nam.

Tuy nhiên, cùng với lượng cung tăng vọt, tỉ lệ lấp đầy giảm 5% so với năm 2022, đã thúc đẩy hiện tượng giảm giá chào mời đối với các dự án văn phòng cho thuê, đặc biệt đối với các khu vực mới “trỗi dậy” như Thủ Đức.

Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, vị trí đã không còn là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn mô hình văn phòng chia sẻ, thay vào đó được hòa mình vào cộng đồng những doanh nghiệp cùng phân khúc, tận hưởng các tiện ích, cơ sở hạ tầng từ các nhà đầu tư có tiếng trên thị trường giờ đây đã là kim chỉ nam của doanh nghiệp để xác định địa điểm cung cấp không gian văn phòng phù hợp.

Cùng WinPlace tìm hiểu về 07 tiêu chí quan trọng, giúp doanh nghiệp có thể cởi trói mình khỏi những “chiếc bẫy về giá” giữa vô vàn sự lựa chọn trên thị trường Việt Nam.

XEM THÊM: LƯỢNG CUNG TĂNG VỌT, GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG CHIA SẺ TẠI TP. HCM GIẢM 34%

Vị trí văn phòng – Vấn đề nan giải

Vị trí văn phòng cho thuê

Vị trí văn phòng cho thuê

Dù vị trí đã không còn là mối bận tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong thời buổi khủng hoảng giá thuê như hiện nay, việc tìm kiếm vị trí văn phòng cho thuê vẫn luôn là chìa khóa quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Là thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự chú trọng đến vấn đề này, dẫn đến những sai sót đáng tiếc.

Việc lựa chọn sai địa điểm văn phòng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

  • Khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng và đối tác: Nếu văn phòng nằm ở vị trí xa trung tâm hoặc khu vực ít dân cư, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng và đối tác tiềm năng.
  • Giảm hiệu quả công việc: Một văn phòng nằm ở vị trí không thuận tiện sẽ khiến nhân viên mất nhiều thời gian và công sức di chuyển, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
  • Tốn kém chi phí: Nếu văn phòng nằm ở vị trí đắt đỏ nhưng không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ phải chi trả một khoản tiền lớn mà không thu được hiệu quả xứng đáng.

Để tránh những sai sót trên, doanh nghiệp cần lưu ý những tiêu chí sau khi lựa chọn địa điểm văn phòng:

  • Vị trí thuận tiện cho việc di chuyển, giao thương: Văn phòng nên nằm ở khu vực gần các tuyến đường lớn, thuận tiện cho việc di chuyển của nhân viên, khách hàng và đối tác.
  • Nằm ở khu vực có nhiều doanh nghiệp cùng ngành nghề: Việc đặt văn phòng ở khu vực có nhiều doanh nghiệp cùng ngành nghề sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với các đối tác tiềm năng.
  • Có môi trường xung quanh tốt: Văn phòng nên nằm ở khu vực sạch sẽ, thoáng mát, có nhiều cây xanh, đảm bảo không khí trong lành.
  • Có mức giá phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các yếu tố như vị trí, tiện ích, giá cả để lựa chọn được văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Việc lựa chọn địa điểm văn phòng cho thuê là một quyết định quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trên để lựa chọn được địa điểm phù hợp, mang lại hiệu quả cao nhất.

THAM KHẢO THÊM: 4 MÔ HÌNH VĂN PHÒNG CHO DOANH NGHIỆP KHỞI NGHIỆP THÔNG MINH

Giá cho thuê văn phòng

Giá cho thuê văn phòng

Giá cho thuê văn phòng

Giá thuê văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn văn phòng cho thuê. Giá thuê văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm vị trí, ban quản lý, diện tích thuê, các trang thiết bị trong tòa nhà. Ngoài ra, cần lưu ý về thuế đối với giá thuê văn phòng và cách tính tiền điện điều hòa.

Giá thuê văn phòng thường cao hơn ở các vị trí trung tâm, có ban quản lý uy tín, diện tích thuê lớn và các trang thiết bị hiện đại. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trên để lựa chọn được văn phòng có giá thuê phù hợp với khả năng thanh toán.

Về thuế đối với giá thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý rằng giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10%, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23% tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu, ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này.

Về cách tính tiền điện điều hòa, một số tòa nhà văn phòng, giá thuê đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính, tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này.

Bên cạnh đó, việc tính tiền điện điều hòa ngoài giờ hành chính cũng gây tranh cãi khá nhiều do ngoài giờ hành chính thường văn phòng không dùng hết công suất và hệ thống điều hòa trung tâm, việc chia nhỏ diện tích cho từng khu vực khá phức tạp thông thường tính theo miệng gió. Doanh nghiệp nên trao đổi cụ thể với chủ tòa nhà về cách tính tiền điện điều hòa để tránh những tranh chấp sau này.

Trang thiết bị văn phòng – Tiêu chí quan trọng cần cân nhắc

 

Trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị văn phòng

Nhân viên văn phòng thường phải dành nhiều thời gian ở văn phòng, vì vậy việc lựa chọn văn phòng có trang thiết bị hiện đại, đảm bảo chất lượng là vô cùng quan trọng.

Một số trang thiết bị văn phòng cần lưu ý khi lựa chọn bao gồm:

  • Thang máy: Thang máy cần có số lượng phù hợp với diện tích tòa nhà và số lượng nhân viên làm việc tại đây. Thang máy cần hoạt động ổn định, không bị hỏng hóc thường xuyên.
  • Tầng hầm: Tầng hầm cần đủ rộng để chứa xe của nhân viên và khách đến giao dịch.
  • Hệ thống điều hòa: Hệ thống điều hòa cần hoạt động tốt, đảm bảo nhiệt độ trong văn phòng luôn mát mẻ, thoải mái.
  • Phòng vệ sinh: Phòng vệ sinh cần sạch sẽ, thoáng mát, có đầy đủ tiện nghi.
  • Vật liệu trang trí: Vật liệu trang trí cần hiện đại, sang trọng, tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên làm việc.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến hệ thống cung cấp điện của tòa nhà. Hệ thống cung cấp điện cần ổn định, không bị mất điện thường xuyên.

Chất lượng mặt bằng và an ninh

Chất lượng mặt bằng và an ninh

Chất lượng mặt bằng và an ninh

An ninh tại khu văn phòng là một vấn đề cần được quan tâm hàng đầu. Tài sản của công ty là một khối khá lớn, nếu xung quanh tòa nhà, trộm cướp hoành hành, không những tài sản bị mất mà còn đe dọa đến tính mạng con người, tính mạng của nhân viên trong công ty.
Thiết kế mặt bằng của văn phòng cũng cần được chú trọng. Mặt bằng phải được thiết kế để tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Mặt bằng phải được thiết kế để có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.

Với một khu văn phòng có an ninh tốt, nhân viên sẽ cảm thấy yên tâm, thoải mái làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Kết hợp với thiết kế khoa học, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng và tối ưu hóa diện tích sử dụng.

Hai tiêu chí an ninh và chất lượng mặt bằng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Một khu văn phòng có an ninh tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế mặt bằng khoa học, hiệu quả. Ngược lại, một mặt bằng văn phòng được thiết kế khoa học sẽ góp phần đảm bảo an ninh cho tòa nhà.

Không gian, diện tích sử dụng

Không gian, diện tích sử dụng

Không gian, diện tích sử dụng

Việc cân đo đong đếm số lượng nhân viên mang yếu tố quyết định khi lựa chọn một diện tích phù hợp. Đồng thời, có sẵn kế hoạch phát triển chi tiết có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khối lượng thời gian lớn khi khảo sát các mặt bằng văn phòng.

Theo Maison Office, diện tích làm việc phù hợp cho một nhân sự là 4m2. Đối với các công ty có kế hoạch mở rộng quy mô trong tương lai, nên ưu tiên xem xét điều kiện liên quan, nhằm thuận tiện cho công cuộc thương lượng. Đồng thời, việc này có thể hạn chế các chi phí phát sinh trong quá trình thuê.

Đáng lưu ý, một số doanh nghiệp cho thuê văn phòng sẽ yêu cầu khách thuê chi trả không chỉ phần diện tích sử dụng, mà bao gồm cả diện tích công cộng. Dẫn đến sự chênh lệch về giá đáng kể, có thể lên đến khoảng 20% tổng tiền thuê. Chính vì thế, việc làm rõ các vấn đề liên quan ngay khoảng thời gian đầu là vô cùng cần thiết, nhằm hạn chế mâu thuẫn phát sinh giữa bên thuê và bên cho thuê.

 

Tiện ích đi kèm và chi phí phát sinh

Tiện ích đi kèm và chi phí phát sinh

Tiện ích đi kèm và chi phí phát sinh

Khi thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến giá thuê mà bỏ qua những khoản chi phí phát sinh khác. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như:

Tăng chi phí: Các khoản chi phí phát sinh như phí quản lý, phí chỗ để xe, phí sửa chữa, trang trí văn phòng,… có thể chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí thuê văn phòng. Nếu không tính toán kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể phải chi trả một khoản tiền lớn hơn dự kiến.

Gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh: Một số khoản chi phí phát sinh có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu không có chỗ để xe đủ đáp ứng nhu cầu, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc di chuyển, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Gây rắc rối trong quá trình thuê: Nếu không thỏa thuận rõ ràng về các khoản chi phí phát sinh, doanh nghiệp và chủ đầu tư có thể xảy ra tranh chấp trong quá trình thuê. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc gia hạn hợp đồng thuê.

Vì vậy, việc làm rõ các khoản chi phí phát sinh không bao gồm trong giá thuê là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các khoản chi phí này trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng.

Để làm rõ các khoản chi phí phát sinh, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

  • Tìm hiểu thông tin: Doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin về các khoản chi phí phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như:

    • Thông tin từ chủ đầu tư
    • Thông tin từ các doanh nghiệp đã thuê văn phòng tại tòa nhà
    • Thông tin từ các công ty môi giới bất động sản
  • Thương lượng với chủ đầu tư: Sau khi tìm hiểu thông tin, doanh nghiệp cần thương lượng với chủ đầu tư để thỏa thuận về các khoản chi phí phát sinh. Doanh nghiệp nên đưa ra các yêu cầu cụ thể về mức phí, thời gian miễn phí,…

Dưới đây là một số gợi ý trong quá trình thương thảo hợp đồng thuê văn phòng:

  • Doanh nghiệp nên thể hiện sự thiện chí và sẵn sàng hợp tác với chủ đầu tư.
  • Doanh nghiệp nên đưa ra các lập luận hợp lý để thuyết phục chủ đầu tư.
  • Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng trong trường hợp thương thảo không thành công.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đàm phán khéo léo, doanh nghiệp có thể đạt được những thỏa thuận tốt nhất về các khoản chi phí phát sinh, từ đó tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh được thuận lợi.

ƯU ĐÃI CHO KHÁCH HÀNG THUÊ TRONG THÁNG 2

Đăn ký nhận ưu đãi & tư vấn qua Zalo

An toàn về mặt pháp lý

An toàn về mặt pháp lý

An toàn về mặt pháp lý

Khi lựa chọn văn phòng cho thuê, nhiều doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến giá cả và vị trí mà bỏ qua các yếu tố pháp lý. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như:

  • Mất mát tài sản: Nếu tòa nhà văn phòng không có đầy đủ giấy tờ pháp lý, doanh nghiệp có thể bị mất mát tài sản trong trường hợp tòa nhà bị thu hồi hoặc bị phá dỡ.
  • Thất thoát kinh doanh: Nếu doanh nghiệp không thể sử dụng văn phòng do các vấn đề pháp lý, doanh nghiệp có thể bị thiệt hại về kinh tế do không thể tiếp tục hoạt động.
  • Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp gặp rắc rối với các vấn đề pháp lý liên quan đến văn phòng cho thuê, uy tín của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Vì vậy, việc xem xét thủ tục pháp lý khi lựa chọn văn phòng cho thuê là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Kiểm tra giấy tờ pháp lý của tòa nhà văn phòng: Doanh nghiệp cần yêu cầu chủ đầu tư cung cấp đầy đủ các giấy tờ pháp lý liên quan đến tòa nhà, bao gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng, giấy phép kinh doanh,…
  • Tìm hiểu thông tin về chủ đầu tư: Doanh nghiệp nên tìm hiểu thông tin về chủ đầu tư, bao gồm uy tín, kinh nghiệm, tài chính,…

Để giảm thiểu rủi ro gặp phải các vấn đề pháp lý khi thuê văn phòng, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

  • Lựa chọn một công ty môi giới bất động sản uy tín: Công ty môi giới bất động sản uy tín sẽ có kinh nghiệm và kiến thức giúp doanh nghiệp lựa chọn được văn phòng cho thuê hợp pháp.
  • Thương lượng với chủ đầu tư: Doanh nghiệp nên thương lượng với chủ đầu tư để đưa ra các điều khoản hợp đồng rõ ràng, minh bạch, bao gồm các quy định về trách nhiệm pháp lý của hai bên.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro gặp phải các vấn đề pháp lý khi thuê văn phòng, từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh được thuận lợi.

Qua danh sách 7 điều cần lưu ý khi thuê văn phòng, đã phần nào giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổng thể. Từ đó, người thuê sẽ cẩn trọng hơn trong các vấn đề liên quan khi đưa ra lựa chọn thuê văn phòng.

Lâm Bảo Anh
Lâm Bảo Anh

Biên tập viên tại Winplace Coworking Space

Add Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bài viết liên quan

CitiLight
Chi nhánh quận 1
CitiLight Tower, 45 Võ Thị Sáu, P.Đa Kao, Q.1

Toà nhà văn phòng ngay trung tâm Quận 1

Đem đến hình ảnh chuyên nghiệp, đẳng cấp cho DN

Quy mô: 10.150 m²- 14 tầng

Quản lý chuyên nghiệp từ Savills Việt Nam

jamona
Chi nhánh quận 7
Jamona Heights , 210 Bùi Văn Ba, P. Tân Thuận Đông, Q.7

Toà nhà hiện đại, thuộc khu đô thị ven sông sầm uất, tiện nghi

Không gian làm việc ‘xanh’, ôm trọn view Q.7

Quy mô: 5,768 m²

Gồm 2 blocks – 18 tầng