7 Bước Di Chuyển Văn Phòng Đơn Giản Từ A Đến Z

Nhu cầu về văn phòng làm việc ngày càng đa dạng và thay đổi nhanh chóng, vì vậy nhu cầu di chuyển văn phòng của các doanh nghiệp tại trung tâm thành phố lớn là rất cao. 

Vì sao nên chọn thay đổi địa điểm văn phòng?

Nếu các doanh nghiệp/ tập đoàn lớn thường sở hữu trụ sở văn phòng cố định lâu dài, thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ (đặc biệt là các doanh nghiệp Startups) sẽ linh hoạt hơn về địa điểm kinh doanh để đáp ứng những nhu cầu khác nhau theo từng giai đoạn. Một số lý do phổ biến mà các doanh nghiệp này thường chọn di chuyển văn phòng có thể kể đến như:

  • Mở rộng/ thu hẹp quy mô, thích ứng với số lượng nhân sự
  • Cắt giảm chi phí không cần thiết 
  • Xây dựng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp
  • Tăng cơ hội tiếp cận khách hàng
  • Cải thiện môi trường làm việc để thu hút và giữ chân nhân tài
  • Tăng năng suất làm việc của nhân viên

Mở rộng/ thu hẹp quy mô, thích ứng với số lượng nhân sự

Trải qua một thời gian hoạt động, công ty bạn ngày càng phát triển và gia tăng số lượng nhân viên. Một văn phòng mới rộng rãi hơn, đáp ứng đủ nhu cầu không gian làm việc và các khu vực tiện ích như phòng họp, sảnh tiếp khách, pantry,… là điều vô cùng cần thiết, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và thoải mái hơn.

Cắt giảm chi phí không cần thiết 

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phải gồng gánh tài chính với khoản thuê văn phòng rất cao tại khu vực trung tâm thành phố, gây ra lãng phí làm tài chính doanh nghiệp. Vì vậy, giải pháp chuyển văn phòng sang một địa chỉ với kích thước nhỏ hơn, sẽ cắt giảm được phần lớn chi phí cho công ty vì bạn sẽ chỉ cần trả đúng số tiền mà bạn dùng cho không gian chỗ ngồi đó.

Ngoài ra, dịch vụ văn phòng trọn gói có thể cân nhắc là một lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp bạn vì có thể tận dụng tất cả những tiện ích và không gian chung như phòng họp, sảnh tiếp khách, pantry, điện nước, phí bảo trì, dịch vụ lễ tân,… mà không cần phải trả thêm bất kỳ chi phí nào.

Việc thay đổi địa điểm văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. 

7 bước để lập kế hoạch di chuyển văn phòng đơn giản từ A đến Z

“Bạn sinh ra để chiến thắng, nhưng để chiến thắng, bạn phải có kế hoạch để chiến thắng, chuẩn bị để chiến thắng, và kỳ vọng chiến thắng.” – Zig Ziglar

Một kế hoạch hoàn chỉnh là điều không thể thiếu khi bạn cần di chuyển văn phòng sang một địa điểm mới. Kế hoạch sẽ giúp quá trình di chuyển văn phòng của bạn diễn ra thuận lợi, hiệu quả và hạn chế tối đa ảnh hưởng đến hoạt động của  doanh nghiệp. Nếu bạn chưa biết bắt đầu lên kế hoạch từ đâu, hãy cùng WinPlace tham khảo 7 bước “di chuyển văn phòng từ A đến Z” dưới đây nhé:

Bước 1: Lên kế hoạch di chuyển văn phòng

– Xác định thời gian, người chịu trách nhiệm chính cho kế hoạch (càng sớm càng tốt).

– Phân công việc cho từng cá nhân trong team theo hạng mục

– Xác định deadline cho từng hạng mục công việc.

Thời gian là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của kế hoạch. Nhiều thời gian hơn sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn, lựa chọn được nhiều địa điểm thuê và có thời gian để cân nhắc đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Hầu hết việc di chuyển văn phòng được lập kế hoạch từ trước 3-6 tháng, còn đối với các doanh nghiệp lớn thì việc lập kế hoạch này có thể diễn ra trước đến 1-2 năm. Vì vậy, ngay khi có quyết định di chuyển văn phòng, hãy bắt đầu lập một kế hoạch dự án chi tiết.

Bên cạnh đó, kế hoạch cần phải có một người đứng đầu dự án để điều phối và phân chia công việc cho các thành viên (ai là người chịu trách nhiệm cho từng phần công việc cụ thể). Deadline là yếu tố không kém phần quan trọng trong việc dự đoán được thời gian hoàn thành kế hoạch và đánh giá hiệu quả, tiến độ đang diễn ra để đảm bảo đúng kế hoạch.

***Lưu ý: Người đứng đầu dự án cần họp mặt với các thành viên thường xuyên để cập nhật tiến độ công việc, đảm bảo deadline các hạng mục được hoàn thành đúng hạn.

Lên kế hoạch di chuyển văn phòng
Hình 1. Lên kế hoạch di chuyển văn phòng

Bước 2: Xác định ngân sách cần cho việc di chuyển văn phòng

Ngân sách sẽ phụ thuộc vào nhu cầu về số lượng nhân viên, kích thước văn phòng, vị trí thuận tiện giao thông, nội thất cần bố trí, các dịch vụ tiện ích của văn phòng (trang thiết bị phòng họp, máy in, máy photocopy, scan,máy chiếu, phòng họp, sảnh tiếp khách, pantry ăn uống, dịch vụ lễ tân/ bảo vệ/ tạp vụ,…). 

***Lưu ý: Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói thường sẽ là lựa chọn đơn giản cho doanh nghiệp bạn vì đã bao gồm tất cả các tiện ích mà bạn mong muốn, bạn có thể tham khảo thêm từ các đơn vị này.

Tham khảo đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng trọn gói uy tín WinPlace tại Quận 1

***Lưu ý: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói có thể tốn nhiều chi phí hơn tự vận chuyển, nhưng sẽ tiện lợi hơn cho tất cả các khâu từ đóng gói, chuẩn bị và dỡ hàng cho bạn.

Top 12 dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín Sài Gòn TPHCM

xac dinh ngan sach marketing 04
Hình 2. Xác định ngân sách cần cho việc di chuyển văn phòng

Bước 3: Tìm văn phòng mới

Để tìm được một văn phòng mới, bạn cần lập list các yêu cầu phù hợp với doanh nghiệp của mình như: vị trí, diện tích, mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, thời gian thuê, kế hoạch kinh doanh của công ty, kết nối giao thông, các tiện ích cần thiết (nội thất, phòng họp, sảnh tiếp khách, dịch vụ lễ tân/ tạp vụ/ DVKH, bảo vệ, chỗ để xe,…). Ngoài ra, yếu tố phong thủy cũng là vấn đề mà các doanh nghiệp thường quan tâm khi chọn vị trí thuê văn phòng.

Bạn có thể tham khảo qua đa dạng kênh thông tin như website, fanpage, đơn vị kết nối trung gian, người quen giới thiệu,… và đừng quên thông tin review, giá thuê đã gồm VAT và các chi phí đi kèm chưa, thời gian thuê và phương thức thanh toán, đặt cọc có linh hoạt không.

Thông tin dịch vụ và giá văn phòng trọn gói WinPlace Quận 1

Bên cạnh việc tìm văn phòng thuê mới, bạn cũng đừng quên dự kiến kế hoạch và thời gian cho việc thu dọn văn phòng cũ (nội thất, thiết bị,…) chuyển sang văn phòng mới. Một kế hoạch cụ thể, chi tiết và được phân công rõ ràng sẽ đảm bảo tiến độ dự án di chuyển văn phòng hoàn thành đúng hạn.

*** Mẹo: Để thuê được văn phòng, bạn có thể tự tìm kiếm và làm việc với ban quản lý tòa nhà hoặc đơn giản hơn là hãy liên hệ với một đơn vị dịch vụ thuê văn phòng.

Liên hệ ngay Hotline 0976312066 để nhận tư vấn cụ thể về dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín tại TP.HCM

ke hoach lam viec 1 1
Hình 4. Tìm văn phòng mới

Bước 4: Tham quan văn phòng

Sau khi chọn được list từ 3-4 địa điểm/ đơn vị cung cấp văn phòng phù hợp với các tiêu chí đã đề ra trong bản kế hoạch, đã đến lúc bạn đến tham quan trực tiếp để so sánh và đánh giá các lựa chọn văn phòng của mình.

16702966925187 tham quan toa nha van phong
Hình 4. Tham quan văn phòng

Bước 5: Trao đổi về hợp đồng và chính sách với bên cho thuê

Sau khi chọn được đơn vị phù hợp nhất với các tiêu chí đã đề ra trong bản kế hoạch di chuyển văn phòng, đây là thời điểm bạn sẽ đàm phán về chính sách hợp đồng với bên cho thuê/ đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ văn phòng để đi đến ký kết Hợp Đồng (Hãy tận dụng thời điểm này để đàm phán về nhu cầu, chính sách, chi phí thuê, đặt cọc, thi công nội thất sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn nhất).

*** Lưu ý: Đọc kỹ Hợp đồng và đàm phán ngay nếu có vấn đề chưa rõ trước khi đặt bút ký kết dài hạn.

img 630afb7cd7775
Hình 5. Trao đổi về hợp đồng và chính sách với bên cho thuê

Bước 6: Lên kế hoạch bố trí văn phòng mới

Để lên kế hoạch bố trí cho văn phòng mới, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:

– Cần di dời những thiết bị, vật dụng nào? Ai là người phụ trách? – Đơn vị vận chuyển và chi phí ra sao?

– Lên layout bố trí sắp xếp nội thất, thiết bị văn phòng, không gian làm việc/ tiếp khách/ họp/ nghỉ ngơi, hệ thống điện nước,…

bo tri vp
Hình 6. Lên kế hoạch bố trí văn phòng mới

Bước 7: Thông báo với các đơn vị đối tác/ cung cấp dịch vụ hiện tại

Và đừng quên thông báo đến các nhà cung cấp và đối tác hiện tại về thời gian công ty bạn sẽ chuyển đến địa chỉ mới. Các đơn vị này có thể bao gồm:

+ Các phòng ban nhà nước liên quan như thuế, công an khu vực 

+ Đối tác khách hàng

+ Bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh, điện thoại, Internet

*** Note: Nên gửi email đến các đối tác và đừng quên thông báo trên website hoặc các phương tiện thông tin đại chúng về việc chuyển địa điểm văn phòng.

chuyen van phong
Hình 7. Thông báo với các đơn vị đối tác/ cung cấp dịch vụ hiện tại

Lựa chọn đơn giản – dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói WinPlace

Nhằm giúp quá trình di chuyển văn phòng của doanh nghiệp bạn trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn, văn phòng trọn gói là lựa chọn vô cùng hấp dẫn và đáng để cân nhắc.

WinPlace Coworking Space là một đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng uy tín tại Quận 1 với đa dạng loại hình cho thuê văn phòng như văn phòng trọn góivăn phòng giao dịch (văn phòng ảo)chỗ ngồi làm việc với đầy đủ tiện ích, thiết kế hiện đại ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu cho khách hàng doanh nghiệp, giúp tối ưu hoá chi phí, mặt bằng, nhân lực và giúp công việc trở nên hiệu quả.

Bên cạnh cơ sở vật chất hiện đại, WinPlace còn cung cấp đến hơn 50+ tiện ích:

  • Lễ tân đón tiếp và hỗ trợ KH, tiếp nhận bưu phẩm
  • I.T hỗ trợ khách hàng
  • Chỗ ngồi làm việc (bàn ghế, tủ hồ sơ,…)
  • Trang thiết bị văn phòng (máy in, photo, scan,…) 
  • Phòng họp tiêu chuẩn (máy chiếu)
  • Sảnh tiếp khách thiết kế sang trọng 
  • Pantry (khu vực ăn uống phục vụ miễn phí trà, cafe, nước lọc, mì gói, bánh kẹo,…)
  • Sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh và văn phòng giao dịch tại Quận 1 – thuận tiện giao thông
  • Hiển thị tên công ty trên bảng điện tử tại sảnh tòa nhà
  • Internet wifi tốc độ cao không giới hạn số thiết bị kết nối
  • Sử dụng số fax chung (Forward đến email)
  • Tổng đài thông minh có lời chào tự động
  • Domain website
  • Dịch vụ bảo vệ toà nhà và khu văn phòng 24/24 …

>>> Tìm hiểu thêm tại: https://www.winplace.com.vn/

phong lam viec
Hình 8. Văn phòng trọn gói WinPlace

WinPlace hy vọng những thông tin trên có thể giúp ích cho các doanh nghiệp đang có ý định di chuyển văn phòng sang địa điểm mới một cách chủ động và có kế hoạch hơn.

WinPlace luôn sẵn sàng đồng hành và mang lại những giá trị dịch vụ văn phòng làm hài lòng các doanh nghiệp.

— ???????? ????????? ????? —

▪️ 45 Võ Thị Sáu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

▪️ Email: info@winplace.com.vn

▪️ Website: winplace.com.vn

▪️ Hotline: 0976 31 20 66

Lâm Bảo Anh
Lâm Bảo Anh

Biên tập viên tại Winplace Coworking Space

Add Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bài viết liên quan

CitiLight
Chi nhánh quận 1
CitiLight Tower, 45 Võ Thị Sáu, P.Đa Kao, Q.1

Toà nhà văn phòng ngay trung tâm Quận 1

Đem đến hình ảnh chuyên nghiệp, đẳng cấp cho DN

Quy mô: 10.150 m²- 14 tầng

Quản lý chuyên nghiệp từ Savills Việt Nam

jamona
Chi nhánh quận 7
Jamona Heights , 210 Bùi Văn Ba, P. Tân Thuận Đông, Q.7

Toà nhà hiện đại, thuộc khu đô thị ven sông sầm uất, tiện nghi

Không gian làm việc ‘xanh’, ôm trọn view Q.7

Quy mô: 5,768 m²

Gồm 2 blocks – 18 tầng